VLAARDINGEN- Binnenkort worden de dossiers van de gemeente Vlaardingen eenvoudiger doorzoekbaar dankzij een investering in een geavanceerde zoekoplossing. Oude gegevens worden overgezet naar een modernere omgeving om verlies te voorkomen, terwijl nieuwe documenten automatisch worden gelabeld en gecategoriseerd. Deze maatregelen zijn bedoeld om de archivering en vindbaarheid van informatie te verbeteren en de gemeente voor te bereiden op de toekomst.
De gemeente Vlaardingen beheert en archiveert dossiers zowel op papier als digitaal, wat bengrijk is voor zowel de bedrijfsvoering als het cultureel erfgoed. Er gelden wettelijke termijnen voor het bewaren van informatie, gebaseerd op de Archiefwet, AVG en de Wet open overheid.
Er is geen duidelijk moment dat de scheiding van voor en na de digitalisering markeert. Door bezuinigingen in het verleden zijn achterstanden opgelopen die nu worden ingehaald. De gemeenteraad heeft recentelijk de ‘actualisatie informatievoorziening 2024-2028’ gepresenteerd, waarin een krachtige zoekmogelijkheid voor verschillende informatiebronnen wordt ontwikkeld.
Een gedegen informatiebeleid is belangrijk, waarin de regels voor het maken, bewaren en gebruiken van informatie duidelijk zijn geformuleerd. Dit zorgt ervoor dat er altijd centraal duidelijkheid is over de plaats waar informatie te vinden is. Samen met HR wordt gewerkt aan het verbeteren van de vaardigheden om digitaal te werken en de bewustwording van het belang daarvan voor archivering.
