SCHIEDAM– Er zijn vorig jaar door de gemeente Schiedam stappen gezet om het beheer van de archieven en informatie op orde te brengen, vindt het stadsbestuur. Toch blijkt uit een recent verslag dat er nog verbeteringen nodig zijn om volledig aan de wettelijke eisen te voldoen.
In een brief aan de gemeenteraad laten burgemeester en wethouders weten dat al belangrijke verbeteringen zijn doorgevoerd. Zo wordt gewerkt aan een beter systeem voor informatiebeheer en aan het opstellen van duidelijke plannen per team over hoe zij hun documenten moeten beheren. Ook het gebruik van zogeheten selectielijsten krijgt extra aandacht. Deze lijsten geven aan hoe lang bepaalde documenten bewaard moeten blijven, wat verplicht is volgens de Archiefwet 1995.
De huidige stand van zaken is overzichtelijk samengevat in een infographic. Hierin is te zien hoe de gemeente scoort op verschillende onderdelen van het informatiebeheer. Een kleurensysteem laat in één oogopslag zien wat goed gaat en wat nog verbetering nodig heeft. Hoewel sommige onderdelen al groen kleuren, zijn er ook punten die op oranje of rood staan.
Om deze punten aan te pakken, volgt Schiedam een verbeterplan. Dit plan sluit aan bij het bredere Uitvoeringsprogramma I-visie 2024-2027. Door deze samenwerking hoopt de gemeente niet alleen de archivering te verbeteren, maar ook de algemene kwaliteit van het informatiebeheer te versterken.
De Gedeputeerde Staten zijn inmiddels op de hoogte gesteld van de voortgang, zoals vereist door het landelijke toezichtprogramma. Schiedam streeft ernaar om met de geplande acties snel op alle onderdelen groen te scoren, zodat de gemeente voldoet aan de wettelijke normen en haar informatiebeheer nog verder op orde krijgt.
